Microsoft Excel cung cấp ba cấp độ hiển thị cho các bảng tính (sheet) trong một tệp tin: hiển thị (visible), ẩn (hidden) và rất ẩn (very hidden). Mặc dù nhiều người dùng đã quen thuộc với việc ẩn và bỏ ẩn bảng tính bằng cách nhấp chuột phải vào khu vực tab ở cuối sổ làm việc, đây chỉ là một phương pháp cơ bản để loại bỏ các sheet Excel khỏi tầm nhìn. Để nâng cao khả năng bảo mật thông tin hoặc sắp xếp gọn gàng các tab sheet quan trọng, bạn có thể áp dụng phương pháp làm bảng tính “rất ẩn” trong Excel. Phương pháp này giúp giảm đáng kể khả năng người khác truy cập và hiển thị lại các sheet đó một cách tình cờ. Bài viết này của tonghopthuthuat.com sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách thực hiện điều này.
So sánh các cấp độ ẩn sheet trong Excel và lợi ích của “Very Hidden”
Trong Excel, bạn có thể quản lý sự hiển thị của các sheet theo ba cấp độ:
- Visible (Hiển thị): Đây là trạng thái mặc định, sheet hiển thị rõ ràng trên thanh tab dưới cùng của sổ làm việc.
- Hidden (Ẩn): Sheet được ẩn đi khỏi tầm nhìn. Người dùng có thể dễ dàng bỏ ẩn bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ tab sheet nào và chọn “Unhide”, sau đó chọn sheet muốn hiển thị. Phương pháp này thường dùng để làm gọn giao diện hoặc ẩn tạm thời các sheet ít dùng.
- Very Hidden (Rất ẩn): Đây là cấp độ ẩn nâng cao hơn. Khi một sheet được đặt thành “Very Hidden”, nó sẽ biến mất hoàn toàn khỏi giao diện và tùy chọn “Unhide” thông thường sẽ bị làm mờ (nếu không có sheet ẩn thông thường nào khác). Để hiển thị lại sheet này, người dùng cần phải truy cập vào môi trường lập trình Visual Basic for Applications (VBA). Điều này làm tăng đáng kể mức độ bảo mật cho dữ liệu hoặc thông tin bạn không muốn người khác dễ dàng xem được.
Điều kiện để làm sheet “rất ẩn”
Trước khi tiến hành làm sheet Excel “rất ẩn”, cần lưu ý rằng tùy chọn này chỉ có thể áp dụng cho một bảng tính nếu tệp Excel của bạn có ít nhất một tab hiển thị khác. Điều này đảm bảo rằng luôn có ít nhất một sheet để thao tác trên giao diện Excel.
Hướng dẫn chi tiết cách làm sheet Excel “rất ẩn”
Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng sổ làm việc của bạn đã được lưu bằng cách nhấn Ctrl + S.
Bước 1: Mở cửa sổ Visual Basic for Applications (VBA)
Bạn có hai cách để mở cửa sổ VBA:
- Cách nhanh nhất: Nhấn tổ hợp phím Alt + F11.
- Thông qua tab Developer: Nếu bạn đã bật tab “Developer” trên thanh Ribbon, hãy nhấp vào đó và chọn “Visual Basic”. Nếu chưa có tab Developer, bạn có thể kích hoạt nó trong tùy chọn của Excel.
Nút Visual Basic trong tab Developer của Excel
Bước 2: Kích hoạt cửa sổ Project Explorer
Các bước tiếp theo liên quan đến việc kích hoạt các ngăn cần thiết để thay đổi trạng thái hiển thị của bảng tính thành “Very Hidden”. Đầu tiên, trong cửa sổ VBA, nhấp vào “View” trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào “Project Explorer”. Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt Excel, hãy nhấn Alt > V > Ctrl+R.
Tùy chọn Project Explorer trong tab View của trình chỉnh sửa VBA Excel
Bước 3: Kích hoạt cửa sổ Properties
Tiếp theo, nhấp vào “View” một lần nữa, và lần này, nhấp vào “Properties Window”. Hoặc, bạn có thể nhấn Alt > V > F4.
Tùy chọn Properties Window trong tab View của trình chỉnh sửa VBA Excel
Bước 4: Chọn sheet cần ẩn trong Project Explorer
Bây giờ, trong ngăn “Project Explorer”, mở rộng các tùy chọn cho đến khi bạn thấy danh sách các bảng tính trong sổ làm việc của mình, và nhấp vào sheet bạn muốn ẩn.
Sheet2 được chọn trong ngăn Project Explorer của VBA trong Excel
Bước 5: Thay đổi thuộc tính hiển thị thành “Very Hidden”
Tiếp theo, trong cửa sổ “Properties”, chọn “xlsSheetVeryHidden” trong menu thả xuống của mục “Visible”.
Tùy chọn xlsSheetVeryHidden trong cửa sổ thuộc tính VBA của Excel cho Sheet2
Bước 6: Lưu và đóng cửa sổ VBA
Cuối cùng, nhấp vào nút “Save” ở góc trên bên trái của cửa sổ VBA, và nhấp vào biểu tượng “X” ở góc trên bên phải để đóng nó. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+S để lưu, sau đó Alt+F4 để đóng.
Biểu tượng Lưu trong cửa sổ chỉnh sửa VBA của Excel
Kết quả sau khi ẩn sheet “rất ẩn”
Bây giờ, bạn sẽ thấy tab của bảng tính “rất ẩn” không còn hiển thị. Điều đặc biệt là khi bạn nhấp chuột phải vào khu vực tab của sổ làm việc, tùy chọn “Unhide” sẽ bị làm mờ, giống như không có bất kỳ sheet nào bị ẩn.
Tùy chọn Unhide bị làm mờ trên tab bảng tính Excel sau khi ẩn rất ẩn
Lưu ý: Nếu bạn cũng đã ẩn các sheet bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Hide” (ẩn thông thường), thì tùy chọn “Unhide” vẫn sẽ có thể nhấp được. Tuy nhiên, khi bạn nhấp vào “Unhide”, bất kỳ sheet nào được đặt là “rất ẩn” sẽ không xuất hiện trong danh sách để bạn bỏ ẩn.
Cách hiển thị lại sheet “rất ẩn” trong Excel
Để hiển thị lại sheet, bạn cần quay lại cửa sổ VBA bằng cách nhấn Alt + F11, chọn bảng tính liên quan trong ngăn “Project Explorer”, thay đổi trạng thái “Visible” thành “xlSheetVisible”, sau đó lưu và đóng cửa sổ VBA.
Sheet2 được chọn và tùy chọn xlsSheetVisible trong cửa sổ thuộc tính VBA của Excel để hiển thị lại
Những điều cần lưu ý khi làm sheet Excel “rất ẩn”
Dưới đây là một vài điểm quan trọng bạn nên ghi nhớ trước khi áp dụng phương pháp ẩn sheet này:
- Mặc dù không nhiều người biết về tùy chọn làm bảng tính “rất ẩn”, nhưng vẫn có một số người am hiểu về VBA. Để đề phòng, bạn có thể cân nhắc thêm một ghi chú ở đầu bất kỳ bảng tính nào bạn ẩn, ví dụ: “Bảng tính này chỉ dùng để tham khảo” hoặc tương tự.
- Các công thức trong các sheet hiển thị mà tham chiếu đến các ô trong các sheet “rất ẩn” vẫn sẽ hoạt động bình thường và cho ra kết quả chính xác.
- Việc ẩn toàn bộ bảng tính trong sổ làm việc Excel khác với việc ẩn các hàng và cột bên trong một bảng tính. Để ẩn hàng và cột, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào số hàng hoặc chữ cái cột và chọn “Hide”. Để ẩn nhiều hàng hoặc cột liền kề, hãy kéo chuột để chọn nhiều số hàng hoặc chữ cái cột cùng lúc. Ngược lại, để chọn các hàng và cột không liên tiếp để ẩn, hãy nhấn Ctrl trong khi nhấp vào số hàng hoặc chữ cái cột.
Với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể dễ dàng quản lý và bảo vệ dữ liệu trong các bảng tính Excel của mình một cách hiệu quả hơn.
